Notre client présent dans le domaine des affaires recherche une Assistante personnelle bilingue (Anglais – Français)
Missions du Poste
Accueillir et orienter des visiteurs ;
Assurer l’organisation des activités quotidiennes de son employeur à caractère professionnel et privé ;
Assister l’employeur (organiser l’agenda, ses formations et ses missions) Gérer l’administratif (participer au recrutement, rédiger les CR de réunions, participer à la communication interne et externe, assurer le suivi des dossiers, réaliser des reporting) ;
Manager des fonctions supports (gérer les situations délicates) ;
Gérer et filtrer les appels téléphoniques ;
Gérer les courriers y compris les mails (réception, transmission, traitement, ventilation, classement et archivage) ;
Concevoir et rédiger les notes et divers rapports ;
Assurer la diffusion et la circulation de l’information et des instructions ;
Organiser les plannings et les déplacements ;
Organiser les réunions (y compris la logistique) et rédiger les comptes rendus.
Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers et à la prise de décision ;
Contrôler et fournir à votre responsable les documents à la validation des dossiers ;
Représenter votre employeur dans des missions délicates ;
Enregistrer des factures contractuelles ;
Relancer et suivre des factures depuis l’émission jusqu’au paiement effectif ;
Assurer le suivi des affaires en cours.
Assurer toutes autres tâches confiées par l’employeur et entrant dans le cadre professionnel et privé de celui-ci.
Compétences
Relationnelles et managériales
- Être en mesure d’organiser et de planifier les rendez-vous selon les priorités et les urgences
- Être en mesure d’établir une relation de confiance avec les contacts particuliers de l’employeur
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir contribuer à un travail d’équipe régulier et cohérent
Organisationnelles - Mener à bien les missions peu importe leur caractère privé (confidentiel) ou publique.
- Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Être en capacité d’intégrer les priorités de l’employeur selon l’urgence dans l’agenda peu importe son organisation de base dans la gestion quotidienne des activités.
- Savoir gérer les aléas
- Capacité à relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées
- Savoir constituer des dossiers avec expertise.
- Savoir gérer son temps
Techniques - Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Savoir rédiger des courriers simples et des comptes rendus de manière autonome.
Profil Recherché
BAC+2 minimum ;
Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle.
Expression écrite et orale irréprochables en Anglais et Français;
Bonne maitrise des techniques bureautiques ;
Excellente expression orale et rédactionnelle ;
Analyse et gestion des demandes ;
Capacité d’organisation
recrutement@exceliam.com
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