Description du poste

GIZ GMBH recrute ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE ET LOGISTIQUE, ABIDJAN CDD RENOUVELABLE
PROJET HUB SECURITE

A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

 Assurer la co-responsabilité de la réussite des activités Assister le Conseiller Régional en gestion des risques et sécurité dans tous les aspects de son travail ;
 Contribuer à l’élaboration de programmes et l’organisation logistique de missions, réunions, ateliers etc. ;
 Préparer et organiser des réunions externes (souvent par vidéoconférence) et internes d’équipe
 Gérer le classement et le suivi des dossiers – Saisie de rapports, correspondances, PV de réunions, brochures et publications ;
 Traiter les appels téléphoniques/répondre aux e-mails, Skype, IDA Community et courriers ;
 Appuyer à la planification et la budgétisation trimestrielle d’activités ;
 Organiser les voyages à l’intérieur de la Cote d’Ivoire et vers tes pays d‘intervention et gérer la procédure d’obtention de visa ;
 Assurer le suivi du matériel de bureau et exécution d’achats suivant réglementation GIZ en vigueur ;
 Assumer toutes autres activités et tâches sur instruction de la hiérarchie.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Logistique

 Assure la gestion et le suivi du véhicules (programmation des déplacements, demande de formation/recyclage des chauffeurs du programme, commande et gestion des cartes de carburant & péage, rapport mensuel des cartes, cession, remise & vente du matériel roulant, suivi des entretiens réparations des différents véhicules, la gestion des équipements des véhicules, etc…) et s’assure du bon fonctionnement des véhicules ;
 Vérifie et cosigne les carnets de bord des véhicules / différents déplacements, classe les doubles des fiches de bord (jaune) après vérification.
 Transmet les fiches des heures supplémentaires des chauffeurs au Bureau Pays pour traitement
 Transmet une copie des fiches de bord au comptable pour l’établissement des notes de débit, et inscrit les numéros winpaccs sur les fiches de bord dès réception de la preuve du paiement
 soutient la préparation de programmes de visite en CI pour le projet et les activités liées et organise l’accueil des collègues et visiteurs à l’aéroport. Gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels, etc….
 Etablit les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, et classe une copie de l’ordre de mission pour un meilleur suivi
 Gère les demandes de réparation des véhicules et d’entretien du matériel
 Gère les approvisionnements et réapprovisionnements en carburant et récupère une copie des reçus de carburant des véhicules pour un suivi puis co-signe le rapport mensuel de carburant par véhicule.
 Organise la logistique des ateliers (hébergement, location de salles et traiteur ; etc…) et constitue une base de données des prestataires de services et organise la contractualisation des prestations de modération.
 Procède aux achats du programme y compris les fournitures de bureau de l’équipe du hub régional et veille à leur disponibilité en tenant un tableau de suivi
 Appuie les nouveaux collègues en leur mettant le matériel nécessaire à disposition pour leur travail (ordinateurs, téléphones, fournitures de bureau, etc…)
 Gère le magasin du hub régional (y compris la clé) pour le stockage des achats

2 Tâches à caractère général
 Le/la titulaire du poste collabore avec le Conseiller Régional en sécurité, lle bureau GIZ Abidjan, les bureau pays hôtes et les SRMA et directeurs des pays de l’Afrique Centrale et Ouest & le CSU au Siège

3 Autres attributions
 assume d’autres activités et tâches sur instruction du Conseiller régional en gestion de risques et sécurité.

Profil du poste

C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
 BAC+2/3 Logistique achats ; gestion administrative et des affaires ; secrétariat ou étude similaire dans une spécialité en rapport avec la gestion de la logistique.

Expérience professionnelle
 Au moins 5 ans d’expérience en gestion de secrétariat de direction (français et anglais), en travaux d’administration en préférence complémentée par des expériences pratiques en budgétisation et suivi budgétaire ;
 Une parfaite maîtrise de la langue française et anglaise (oral et écrit) est requise.
 Excellentes compétences communicationnelles et parfaite maîtrise de l’outil informatique, environnement Windows, logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Powerpoint, Word) et des instruments de télécommunication ;

Autres connaissances/compétences
 Conscience développée des prestations de service
 Capacité communicationnelle
 Respect des délais
 Capacité d’analyse
 Capacité de proactivité
 Promptitude, intégrité et confidentialité
 Sens de l’initiative / autonomie

 Être capable de travailler sous pression et dans une équipe multiculturelle ;
 Sens et esprit d’initiative pour développer et optimiser les méthodes/processus
 Bonnes capacités de gestion et d’organisation et attitude centrée sur les clients et les services/résultats
 Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Dossiers de candidature

Le dossier contenant : – Le Curriculum Vitae détaillant les tâches des différents postes antérieurs – Les copies de vos diplômes (obligatoires) – Les références des emplois antérieurs – La lettre de motivation et PRETENTIONS SALARIALES est à déposer sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, 01 BP 7172 Abidjan 01, Côte d’Ivoire avec la mention « Intitulé du poste + le nom du projet ». Les candidats/tes peuvent également envoyer leur dossier par e-mail à l’adresse électronique suivante: giz-cote-ivoire@giz.de Les dossiers ne contenant pas l’intégralité des documents mentionnés ci-dessus seront immédiatement rejetés. Les candidatures féminines sont vivement recommandées