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MTN Cote d’Ivoire recrute Personal Assistant, CEO’s Office (BAC+2 Assistanat de Direction, Administration des Entreprises, Communication ou équivalent)

La Direction des Ressources Humaines lance un appel à candidatures externes pour le poste suivant :

Poste : Personal Assistant, CEO’s Office

Nombre de postes à pourvoir :  01

Direction: CEO’s Office (Direction General)

Hiérarchie: Chief Executive Officer

Level : Level 1

Catégorie :     8A

Lieu: Abidjan

Date limite de dépôt des candidatures: 15 juin 2020

MISSION

Chargé(e) d’organiser l’agenda du Directeur Général, d’assurer l’interface avec les divers interlocuteurs (internes, externes) et le suivi effectif des dossiers administratifs de la Direction Générale pour contribuer à son bon fonctionnement.

RESPONSABILITES OPERATIONNELLES

  • Organiser et gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Général ;
  • Accueillir et orienter les visiteurs/correspondants de la Direction Générale ;
  • Organiser et gérer les déplacements du Directeur Général, des collaborateurs et des consultants/partenaires externes (Ordre de mission, lettre d’invitation, réservation d’hôtel, billets d’avion, etc.…) ;
  • Organiser les réunions de la Direction (disponibilité, propreté et mise en place de la salle de réunion, envoi d’invitation, pause-café, etc.)
  • Participer aux réunions, au besoin, pour la rédaction des compte rendus et procès-verbaux ;
  • Gérer le planning des salles de réunions ;
  • Rédiger des documents selon les directives du supérieur hiérarchique (communiqués, mails, notes, rapports, présentations, compte rendu et procès-verbaux…) ;
  • Assurer la bonne gestion des courriers (réception, émission, transmission…) ;
  • Assister les collaborateurs de la Direction pour les tâches administratives (initiation de BA, réception des factures sous IFS, etc.) ;
  • Collecter, synthétiser et diffuser les informations pertinentes aux membres de la Direction ;
  • Planifier/organiser/coordonner/animer au besoin les évènements de la Direction et inciter les collaborateurs à y participer ;
  • Initier les achats/commandes de matériels/consommables de la Direction (pause-café, fournitures de bureau…), faire la réception et le dispatching ;
  • Veiller à la gestion optimale des ressources matérielles de la Direction;
  • Faire un suivi des dépenses de la Direction (Petty cash, budget de la direction vs dépenses, sortie de caisse) et des notes de frais du Directeur Général ;
  • Assurer la liaison avec les autres départements de l’entreprise, avec les partenaires (ex. Broll) et/ou avec des instances externes le cas échéant ;
  • Tenir à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité administrative et fournir des rapports périodiques détaillés au supérieur hiérarchique au besoin ;
  • Effectuer le classement et l’archivage (physique et électronique) des documents nécessaires à son activité afin de garantir une accessibilité permanente.

DIPLOME

Minimum BAC+2 Assistanat de Direction, Administration des Entreprises, Communication ou équivalent

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

  • Au moins 2 ans d’expérience dans un rôle équivalent, d’assistante de Direction
  • 1 an de pratique des différentes techniques de rédaction et de présentation de document
  • 1 an de pratique des principaux logiciels bureautiques, notamment de traitement de texte et de présentation (Pack Office…)
  • Expérience de la pratique de l’anglais
  • Expérience au sein d’une organisation de taille moyenne ou d’une multinationale.

CONNAISSANCES

  • Connaissance de l’environnement télécoms
  • Connaissances des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
  • Principes et pratiques d’organisation et de gestion du temps de travail
  • Outils bureautiques
  • Gestion administrative
  • Normes rédactionnelles
  • Sténographie
  • Méthode de classement et d’archivage
  • Modalités d’accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de numérisation
  • Gestion de budget
  • Organisation d’évènement
  • Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
  • Utilisation d’ERP/logiciel spécifique à la ligne de métier de la direction.

APTITUDES PROFESSIONNELLES

  • Gérer l’Accueil (Physique/Téléphonique)
  • Planifier des rendez-vous
  • Organiser un planning
  • Gérer les priorités
  • Orienter les personnes selon leur demande
  • Préparer et organiser des réunions
  • Effectuer la gestion du courrier
  • Rédiger des documents (rapport, compte rendu, note…)
  • Classer, archiver et indexer des dossiers et documents de référence
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Définir des besoins en approvisionnement
  • Préparer des commandes et suivre l’état des stocks de consommables
  • Suivre /coordonner l’activité de partenaires
  • Communiquer efficacement avec son environnement de travail direct, les clients ou les fournisseurs
  • Constituer/Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
  • Réaliser un suivi d’activités
  • Réaliser un suivi des dépenses
  • S’exprimer en anglais et en Français
  • Faire du reporting

QUALITES COMPORTEMENTALES

  • Prise d’initiative
  • Discrétion, respect de la confidentialité
  • Bon relationnel, bonne présentation, Rigueur et méthode
  • Réactivité, Dynamisme, Disponibilité
  • Esprit d’équipe
  • Résistance au stress
  • Esprit de synthèse
  • Apprend des autres et s’appuie sur l’expérience passée pour résoudre les problèmes
  • Soucieux (se) de la qualité de l’exécution et de l’amélioration continue
  • Champion(ne) de la culture d’entreprise
  • Excellentes qualités relationnelles et de collaboration
  • Orienté(e) résultats
  • Sens du service au client
  • Organise son travail
  • Vit les Valeurs de MTN : Leadership, Intégrité, Relationnel, Innovation, Dépassement, Dépassement de soi
  • Démontre les comportements vitaux de MTN : Collaboration Active, Responsabilité Totale, Courage, Action Concrète.

Envoie de CV par mail à l’adresse suivante irecruitments.ci@mtn.com avant le 15 juin 2020, date limite des candidatures.

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