DANS LE CADRE DE SES ACTIVITES, PSI-CI RECRUTE
RECRUTEMENT D’UN (01) ARCHIVISTE
Poste basé : Abidjan Contrat CDD : 1 an renouvelable
Population Services International (PSI), est une organisation de premier plan dans le marketing social et de communication pour la santé, présente dans plus de 65 pays. En Côte d’Ivoire l’organisation se focalise sur le paludisme, la santé reproductive/planification familiale (SR/PF), l’assainissement et le VIH/SIDA.
Objectif Principal du Poste
Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier, le Responsable de la fonction « Archives » dans l’organisation, assurera la politique de collecte, de conservation, de classement et de communication des archives de PSI CI.
Nous recherchons un Archiviste très organisé et attentif aux détails pour faire partie de notre équipe.
Le candidat retenu aura une forte connaissance de la préservation et de l’organisation des dossiers et des documents historiques avec une connaissance parfaite de l’archivage électronique.
L’objectif de ce poste est de garantir l’intégrité et l’accessibilité des collections d’archives.
Responsabilités Clés
1. Définir et développer la politique d’archivage de PSI CI
- Politique d’archivage: Contribuer à la création et à la mise en œuvre de politiques et de protocoles liés à la gestion des archives ainsi qu’à la constitution du patrimoine des archives de PSI CI ;
- Numérisation et préservation : Mettre en place des processus pour la conversion numérique des archives et leur conservation sur le long terme avec l’élaboration et la supervision des projets de numérisation ;
- Conformité réglementaire : Veiller au respect des réglementations en matière de conservation des archives et organiser les conditions de conservation matérielle
- Gestion des documents sensibles : Garantir la confidentialité et l’intégrité des données archivées ;
- Formation des équipes : Sensibiliser les collaborateurs à l’utilisation et au respect des processus de gestion documentaire en mettant en œuvre des actions d’informations, de sensibilisation sur les obligations et les finalités de l’archivage ainsi que l’environnement archivistique.
2. Prise en charge de la réorganisation des archives
- Se rapprocher des Départements et services producteurs d’archives (Secrétariat, Finance, Achats, Logistique, RH…) ;
- Maîtrise des espaces de conservation, conservation préventive et palliative) ;
- Organisation des archives : Trier, Classer, inventorier conditionner et cataloguer les documents physiques et numériques selon un système structuré ;
- Mise à jour des bases de données : Identification des documents et maintenir à jour un système de gestion des archives pour assurer une recherche efficace.
- Elimination physique des documents avec la rédaction de bordereaux d’élimination.
Autres
- Assurer une bonne collaboration avec l’ensemble du personnel de PSI CI ;
- Démontrer un engagement professionnel dans l’ensemble des tâches liées à sa fonction ;
- Anticiper et proposer toute initiative de nature à garantir la sécurisation de l’ensemble des archives de PSI CI.
Compétences Requises
Compétences Théoriques
- Connaissance du cadre législatif et réglementaire applicables aux archives publiques/privées et à l’organisation des services d’archives en Côte d’Ivoire.
- Connaissance approfondie des règles de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, des normes et techniques de traitement des fonds (classement, analyse et indexation) et de conservation des différents supports de production d’archives.
Savoir-faire opérationnel
- Expertiser les domaines de conservation, collecte, tri classement et communication des documents ;
- Garantir le droit à la protection des données personnelles et à l’accès des documents administratifs ;
- Définir un calendrier d’actions et programmer les moyens de le mettre en œuvre.
Savoir-faire comportementaux
- Sens de l’organisation, de la méthodologie et de l’autonomie ; Initiative, rigueur ;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
- Solides compétences en matière de gestion du temps ;
- Orientation client et sens du service.
Contraintes particulières liées au poste :
- Manutention (déplacement de boîtes d’archives).
Profil recherché
- Licence ou diplôme supérieur en bibliothéconomie, archivistique ou dans un domaine connexe ;
- Minimum 2 ans d’expérience dans le domaine des archives ou dans un domaine connexe ;
- Maîtrise des logiciels de gestion des archives et de Microsoft Office 365.
Dossier de candidature
ü CV à transmettre à l’adresse grh@psici.org
ü En précisant en objet : « ARCHIVISTE »
- 2. Délai de soumission : 24 janvier 2025 à 18 h 00
Compte tenu de l’urgence, les CV seront analysés progressivement. Nous vous encourageons à postuler sans tarder.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien.
PSI est une organisation internationale de santé de premier plan. Ses programmes portent sur le VIH, la santé reproductive, le paludisme, l’eau, et l’assainissement. Pour plus d’informations, veuillez visiter www.psi.org.
PSI est un employeur qui pratique l’égalité des chances, et encourage les candidatures de personnes qualifiées, indépendamment de la race, la religion, l’origine nationale, l’orientation sexuelle ou le handicap.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
