Description du poste
Sous la supervision Responsable des Ressources Humaines, vous serez amenée à :
• Assurer l’accueil
• Accueillir les visiteurs, Renseigner et orienter les visiteurs, vers les personnes ou les services compétents
• Gérer le standard
• Recevoir les appels, Filtrer les appels, Passer la communication à l’intéressé(e),
En cas d’absence de l’intéressé : ? Prend le message, ? Remplit la fiche ? Transmet la fiche à l’intéressé ? A la pause et en fin de journée, glisse le message sous la porte de l’intéressé ? Envoie un message à l’intéressé via mail, WhatsApp, …
• Assurer la gestion des courriers
• Réceptionner tous les documents externes entrant dans la société, distribuer les courriers reçus aux intéressés,
• Rédiger les courriers professionnels, émet et reçoit les fax professionnels, Archive les différents documents reçus et à transmettre.
• Participe à la gestion clientèle de la société
• Tient les registres administratifs
• Factures « arrivée », Tableau des factures, Courrier « arrivé », Courrier « départ », Fax « arrivé », Fax « départ », Notes de services, Circulaires
• Mettre à jour des bases de données, informer les parties concernées des constats et des suggestions d’amélioration
Profil du poste
Éducation, Expérience, Compétences
• Avoir un BAC+2 en secrétariat et communication
• Minimum un ans d’expérience à une fonction similaire
• Expérience avérée dans la relation et l’accueil client
Aptitudes principales requises
o Aisance en communication orale et écrite
o Capacité d’écoute
o Aisance relationnelle, sens de la communication, orientée client et performance
o Rigoureuse, autonome et intègre
o Bonne capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse
o Sens de l’initiative ; de l’anticipation ;
o Maîtrise de soi ;
o Rigueur, disponibilité, méthode ;
o Discrétion
o Avoir une bonne connaissance de l’entreprise ;
o Avoir une formation en secrétariat bureautique ;
o Maîtriser les Techniques de Prise de Note ;
o Connaissance des Techniques de Rédaction Administrative ;
Connaissances linguistiques et informatiques
? Excellente aptitude a? la communication écrite et verbale en français et Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères
? Bonne maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, PowerPoint)
Dossiers de candidature
Votre dossier de candidature devra être composé de votre CV, lettre de motivation en PDF à envoyer à l’adresse : recrutement@rosaparks-ci.com en mentionnant le poste de » Chargée d’accueil » en objet au plus tard le 25 Septembre 2024.
