Job no: 557970
Contract type: Fixed Term Appointment
Duty Station: Abidjan
Level: G-5
Location: Cote d’Ivoire
Categories: Administration
UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant, un (e) champion (ne) !
Sous la supervision du chef de section Administration (Administrative Officer), le titulaire du poste est chargé(e) d’exécuter une grande variété de tâches administratives normalisées pour le/les service(s) pertinent(s), qui requièrent une profonde connaissance des procédures administratives de l’UNICEF, de ses processus et de ses politiques.
L’assistant(e) administratif(ve) entre autres taches aura a effectuer les fonction suivantes :
- Le traitement des Factures
Collecter les factures, les soumettre pour approbation, et procéder ensuite à leur traitement par vision.
Télécharger des fichiers électroniques et vérifier le système de destination pour s’assurer des résultats.
Répondre aux demandes formulées par les clients relativement à l’état d’avancement de leurs transactions, et à toute autre demande de renseignements.
- Gestion des dossiers des consultants ou autres prestataires de services
Faciliter le traitement des contrats des consultants et des partenaires extérieurs qui fournissent des services à l’Organisation. Cette tâche regroupe la préparation et la soumission des documents, le remplissage des formulaires et canevas requis, le téléchargement des TDR dans vision, et la prise de dispositions logistiques nécessaires.
Tenir à jour les listes des fournisseurs, des partenaires et des consultants.
Procéder à l’achat et à la mise disposition ponctuelle des fournitures de bureau.
- Événement et Conferences
Prendre en charge la gestion logistique des activités et des conférences sur le développement des capacités, notamment la mobilisation des animateurs, des services traiteurs et des hôtes.
Effectuer des planifications horaires en fonction de la disponibilité des participants, en étroite collaboration avec ceux-ci.
Communiquer avec les services et points focaux responsables du budget sur les coûts et les besoins.
Préparer des documents d’informations pour les participants et télécharger les documents révisés dans l’intranet.
Préparer et tenir à jour les programmes des réunions et des événements sur la base des engagements des groupes de travail.
- Gestion des biens immobiliers, du matériel de bureau et des véhicules
Assurer la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, et tenir à jour l’inventaire des équipements.
Suivre et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. Veiller à ce que l’entretien des locaux et les services soient rendus conformément aux normes internes de l’Organisation.
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